.
Vorbereitung, Planung und Durchführung von Baumaßnahmen der Kirchengemeinden und Gemeindeverbände
Verwaltungsverordnung vom 14. November 2018
in: KA 161 (2018) 271-273, Nr. 158
##Die Verwaltungsverordnung für die Vorbereitung, Planung und Durchführung von Baumaßnahmen regelt die Planung und Abwicklung von Baumaßnahmen der Kirchengemeinden im Erzbistum Paderborn.
#I. Vorbemerkung
Die Verwaltungsverordnung orientiert sich am Zukunftsbild der Erzdiözese Paderborn. Sie hat das Ziel, Baumaßnahmen im Erzbistum Paderborn nach einheitlichen Kriterien effizient und zeitsparend abzuwickeln und die Arbeit von Kirchenvorständen zu unterstützen. Die Verwaltungsverordnung ermöglicht durch das nachfolgend dargestellte Verfahren, die Notwendigkeit und Dringlichkeit einer Baumaßnahme richtig einzuschätzen sowie eine mittelfristige Finanzplanung zu gewährleisten. Dieses Verfahren berücksichtigt die Ausrichtung von Baumaßnahmen an den pastoralen Zielen in den Kirchengemeinden/Pastoralverbünden/Pastoralen Räumen. Ziel ist eine stärkere und frühzeitige Berücksichtigung der Bedarfe des Bauherrn sowie der zukünftigen pastoralen Entwicklungen in den Kirchengemeinden. Vor dem Hintergrund sinkender Kirchenmitgliederzahlen und dem daraus zukünftig resultierenden Rückgang der Kirchensteuereinnahmen ist ein bedarfsgerechter und effizienter Ressourceneinsatz notwendig.
###II. Geltungsbereich
Diese Verwaltungsverordnung regelt das Genehmigungsverfahren bei allen Baumaßnahmen (Neu-, Um- und Erweiterungsbauten sowie Modernisierungen, Instandsetzungen und Instandhaltungen) der Kirchengemeinden und Gemeindeverbände (Bauherren). Diese Baumaßnahmen bedürfen in den einzelnen Stufen, ihrer Vorbereitung, Planung und Bauausführung, der Mitwirkung des Erzbischöflichen Generalvikariates, unabhängig von der Finanzierungsart und -höhe.
Ausnahmen:
Für folgende Maßnahmen findet die Verwaltungsverordnung keine Anwendung:
- Bauliche Maßnahmen unter 15.000,00 € Gesamtkosten (brutto), soweit diese aus dem Pauschalierten Bauzuschuss – gem. der Verfügung Pauschalierte Förderung von Baumaßnahmen der Kath. Kirchengemeinden im Erzbistum Paderborn (vgl. KA 2015, Stück 9, Nr. 1221#) in der jeweils gültigen Fassung – finanziert bzw. über die Technikpauschale durchgeführt werden
- Restaurierung von Kunstgut, gem. Verwaltungsordnung über die Förderung der Restaurierung von Kunstgut und liturgischen/sakralen (beweglichen) Gegenständen in der jeweils gültigen Fassung
- Ausschließliche Anschaffung von Einrichtungsgegenständen – Einrichtungsmaßnahmen (z.B. Erstausstattung PV-Leiter-Büro, gem. KA 2011, Stück 7, Nr. 942# und Arbeitsplatz für Gemeindereferenten/-innen, gem. KA 2011, Stück 7, Nr. 913#)
III. Grundlagen des Genehmigungsverfahrens
Die Vorbereitung, Planung und Durchführung von Baumaßnahmen wird in folgende Planungsschritte aufgegliedert:
- Feststellung des Planungs- und Baubedarfs
- Entwurfsphase,
- Ausführungsplanung und Vergabephase,
- Bauphase,
- Schlussabrechnung
In besonderen Fällen ist eine Machbarkeitsstudie, eine Mehrfachbeauftragung oder ein Architektenwettbewerb sinnvoll. Ein solches Verfahren bedarf der gesonderten Genehmigung des Erzbischöflichen Generalvikariates. Die Ergebnisse daraus begründen keine Vorentscheidung über die Baumaßnahme.
Abweichungen von dieser Verwaltungsverordnung bedürfen im Einzelfall der gesonderten schriftlichen Genehmigung durch das Erzbischöfliche Generalvikariat. Eine Antragsbearbeitung erfolgt ausschließlich bei vollständig eingereichten Unterlagen gem. dieser Verwaltungsverordnung. Unvollständig eingereichte Antragsunterlagen werden durch die Fachabteilungen nicht bearbeitet und zurückgewiesen. Hierüber erhält der Bauherr einen schriftlichen Bescheid.
Die Antragsunterlagen jeder Planungsphase sind vom Bauherrn über den jeweiligen Gemeindeverband dem Erzbischöflichen Generalvikariat vorzulegen.
Im Rahmen der Erstellung der Planungspakete sind Bestätigungen über Vollständigkeit des Bauprogramms und der Kosten durch den Architekten und den Bauherrn abzugeben.
Anträge für Baumaßnahmen sind nur bei gesicherter und nachgewiesener Finanzierung des Eigenanteils des Bauherrn einzureichen.
Für die Baumaßnahmen der Bauherren, gem. Definition dieser Verwaltungsverordnung, sind alle Kosten als Brutto-Beträge anzugeben.
Bei Baumaßnahmen mit wesentlicher Finanzierung aus Drittmitteln (Fördermittel der Europäischen Union, des Bundes, des Landes, o.ä.) oder komplexen Bauaufgaben kann im Ausnahmefall durch das Erzbischöfliche Generalvikariat die Beauftragung eines Baubetreuers/Projektsteuerers zur Genehmigungsauflage gemacht werden.
Die Beauftragung von Architekten und Fachplanern erfolgt bei Baumaßnahmen grundsätzlich stufenweise nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure in der jeweils gültigen Fassung. Für die Beauftragung von Architekten und Ingenieuren sind die Architektenvertragsmuster/Ingenieurvertragsmuster des Erzbischöflichen Generalvikariates in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Die Honorargrundlagen werden zwischen dem Planer (Architekten/Fachingenieur) und dem Erzbischöflichen Bauamt abgestimmt. Architekten- und Ingenieurverträge sowie die entsprechenden Beschlüsse des Bauherrn über die Beauftragung bedürfen der kirchenaufsichtlichen Genehmigung, unabhängig von der Honorarhöhe.
Für die Vergabe von Aufträgen an Unternehmen sind folgende Kriterien grundsätzlich einzuhalten:
- Fristgerechter Eingang der Angebote zum Submissionstermin
- Beschränkte Ausschreibung der Gewerke – Auftragssummen bis zu einem Betrag von 15.000,00 € brutto 3-5 wertbare Vergleichsangebote – Auftragssummen größer als 15.000,00 € brutto 5-8 wertbare Vergleichsangebote
- Angebote sind rechtsgültig zu unterschreiben
- Angebote sind vollständig auszufüllen
- Es sind keine Einschränkungen oder Änderungen im Leistungsverzeichnis durch die Bieter vorzunehmen
- Die Wirtschaftlichkeit der Angebote ist vom Architekten zu bewerten und zu bestätigen
- Die Fachkunde und Leistungsfähigkeit des Auftragnehmers muss durch den Architekten bestätigt werden
- Ein Submissionsprotokoll ist durch den Architekten zu erstellen
- Die Auftragsvergabe erfolgt, unter Berücksichtigung der hier genannten Kriterien, an den Mindestbietenden
- Nachverhandlungen sind ausgeschlossen
Für die Auftragserteilung der jeweiligen Gewerke der Baumaßnahmen sind die Bauvertragsmuster des Erzbischöflichen Generalvikariates in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Bauverträge mit Auftragssummen >15.000,00 € (brutto) bedürfen der kirchenaufsichtlichen Genehmigung. Die Beschlüsse des Bauherrn zur Auftragsvergabe bedürfen, unabhängig von der Auftragshöhe, der kirchenaufsichtlichen Genehmigung. Im Falle einer Auftragserweiterung ist das entsprechende Vertragsmuster in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden.
Die Abnahme der ausgeführten Gewerke ist durch den Bauherrn, unabhängig von der Auftragshöhe, sicherzustellen und durch ein Abnahmeprotokoll zu dokumentieren.
Die Auszahlung von Fördermitteln des Erzbistums Paderborn erfolgt entsprechend der Anforderung des jeweiligen Gemeindeverbandes und dem Baufortschritt der Maßnahme. Die Fördermittel werden an den jeweiligen Gemeindeverband des Bauherrn ausgezahlt.
Im Falle der Nichteinhaltung dieser Verwaltungsverordnung besteht für den Bauherrn kein Anspruch auf Förderung durch das Erzbistum Paderborn gem. den jeweils gültigen Förderrichtlinien.
Die Aufgaben des Bauherrn für die einzelnen Planungsphasen sind der Prozessbeschreibung für die Vorbereitung, Planung und Durchführung von Baumaßnahmen der Kirchengemeinden im Erzbistum Paderborn in der jeweils gültigen Fassung zu entnehmen.
Für alle Baumaßnahmen, im Sinne dieser Verwaltungsverordnung, stehen die notwendigen Unterlagen zur Antragsstellung auf https://www.verwaltung-erzbistum-paderborn.de/Gebaeude-und-Grundstuecke-bewirtschaften/Bauen-im-Erzbistum-Paderborn/ zur Einsicht und zum Download bereit. Die, in der nachfolgenden Verfahrensbeschreibung, benannten Anlagen 1-4 stehen unter dem zuvor genannten Link zur Verfügung.
###IV. Verfahrensbeschreibung
Das folgende Verfahren ist bei Baumaßnahmen ab 15.000,00 € brutto anzuwenden und gliedert sich wie folgt:
#A) Feststellung des Planungs- und Baubedarfs
Hält ein Bauherr eine Baumaßnahme für notwendig, stellt er den Antrag auf Feststellung des Planungs- und Baubedarfs und legt diesen mit dem Antragsformular zur Prüfung und Genehmigung – unter zur Zuhilfenahme des jeweiligen Gemeindeverbandes, jedoch ohne Einschaltung eines Architekten – vor (Anlage 1).
Die Feststellung des Planungs- oder Baubedarfs erfolgt durch das Erzbischöfliche Generalvikariat. Hierzu können zur Entscheidungsfindung weitere Informationen angefordert werden.
Nach Prüfung und Beratung des Antrages im Erzbischöflichen Generalvikariat wird dem Bauherrn ein schriftlicher Bescheid zugestellt, in dem die Anerkennung des Planungsbedarfs oder des Baubedarfs bzw. die Ablehnung der Baumaßnahme erfolgt.
###B) Entwurfsphase
Nach Eingang des schriftlichen Bescheids beim Bauherrn über die Anerkennung des Baubedarfs durch das Erzbischöfliche Generalvikariat erfolgt in Abstimmung mit dem Erzbischöflichen Bauamt die Beauftragung eines Architekten.
Auf Vorschlag des Architekten und in Abstimmung mit dem Bauamt des Erzbischöflichen Generalvikariates werden ggfs. notwendige Voruntersuchungen festgestellt.
Der vom Architekten, unter Berücksichtigung möglicher Fachplanerbeiträge sowie ggfs. der Beiträge der Denkmalpflege, erarbeitete Entwurf (Unterlagen zur Entwurfsphase) ist mit einer Kostenberechnung und ggfs. einer Kostenschätzung nach den Vorgaben des Erzbischöflichen Generalvikariates zu erarbeiten (Anlage 2). Der Bauherr beschließt hierauf basierend die Annahme der Entwurfsphase und legt diesen Beschluss mit den Antragsunterlagen zur Prüfung und Genehmigung vor.
Nach Prüfung und Beratung der Ergebnisse der Entwurfsphase im Erzbischöflichen Generalvikariat wird dem Bauherrn ein schriftlicher Bescheid zugestellt.
###C) Ausführungsplanung und Vergabephase
Nach Eingang des schriftlichen Bescheids über die Genehmigung zur Ausführungsplanung und Vergabephase durch das Erzbischöfliche Generalvikariat erfolgt durch Beschluss des Bauherrn eine stufenweise Erweiterung des Architektenvertrages. Soweit die Einschaltung von weiteren Fachingenieuren (Statik/Tragwerksplanung, technische Ausrüstung, Landschaftsarchitekten, Künstler etc.) erforderlich ist, ist das unter „B) Entwurfsphase“ dargestellte Verfahren zur Beauftragung des Architekten analog anzuwenden.
Auf Basis der genehmigten Entwurfsplanung erstellt der Architekt, ggfs. in Zusammenarbeit mit den Fachplanern, die Ausführungsplanung und führt eine Submission für die einzelnen Gewerke durch.
Der Bauherr beschließt die Annahme der Ausführungsplanung sowie die Auftragsvergabe der einzelnen Gewerke. Die Bauverträge werden durch den Auftragnehmer und den Bauherrn unterschrieben und mit den Antragsunterlagen zur Prüfung und Genehmigung vorgelegt (Anlage 3).
Nach Prüfung und Beratung der Ausführungsplanung und Vergabe im Erzbischöflichen Generalvikariat wird dem Bauherrn ein schriftlicher Bescheid zugestellt.
###D) Bauphase
Nach Eingang des schriftlichen Bescheids über die Genehmigung zum Baubeginn erfolgt die Aushändigung der Bauverträge an die Auftragnehmer.
Kostenänderungen oder -ergänzungen während der Bauphase bedürfen der Genehmigung bei Veränderungen von mehr als 5% der Gesamtkosten, wenn sie mehr als 15.000,00 € (brutto) betragen. Einsparungen bei einzelnen Gewerken berechtigen nicht zu Überschreitungen bei anderen Gewerken. Zusätzliche Maßnahmen sind genehmigungspflichtig. Der Bauherr beschließt die Annahme der Kostenänderung/-ergänzung und reicht die Antragsunterlagen inklusive etwaiger Auftragserweiterungen bzw. neuer Bauverträge dem Erzbischöflichen Generalvikariat zur Prüfung und Genehmigung ein (Anlage 3a).
Im Einzelfall kann das Erzbischöfliche Generalvikariat, im Rahmen der Prüfung der Antragsunterlagen, über eine Unterbrechung der Bau-/Gewerkeausführung entscheiden.
Nach Prüfung und Beratung der Kostenänderung/-ergänzung im Erzbischöflichen Generalvikariat wird dem Bauherrn ein schriftlicher Bescheid zugestellt.
###E) Schlussabrechnung
Nach Abschluss der Baumaßnahme und Abnahme aller Gewerke erstellt der Architekt/Fachplaner die Schlussabrechnung – auf Grundlage seiner Kostenfeststellung und des Durchführungsplanes des Gemeindeverbandes – und legt diese dem jeweiligen Gemeindeverband zur Aufbereitung vor (Anlage 4). Die aufbereiteten Unterlagen werden dem Bauherrn zur Beschlussfassung über die Annahme der Schlussrechnung vorgelegt. Diese Beschlussfassung wird mit den Abrechnungsunterlagen zur Prüfung und Genehmigung, innerhalb von 12 Monaten nach Schlussrechnung, vorgelegt.
Nach Prüfung durch das Erzbischöfliche Generalvikariat wird dem Bauherrn ein schriftlicher Bescheid zugestellt.
###V. Inkrafttreten, Übergangsvorschriften
Diese Verwaltungsverordnung tritt zum 01.01.2019 in Kraft. Zugleich tritt die Verwaltungsverordnung vom 21.12.2004 (KA 2004, Stück 12, Nr. 204) für Bereich Baumaßnahmen der Kirchengemeinden und Gemeindeverbände im Erzbistum Paderborn außer Kraft.
Mit Inkrafttreten dieser Verwaltungsverordnung zum 01.01.2019 werden Baumaßnahmen, die vor dem 01.01.2019 begonnen wurden, in die neue Verfahrensweise übergeleitet. Die Überleitung der Planungsphasen erfolgt nach folgendem Schema:
Verwaltungsverordnung vom 21.12.2004 (KA 2004, Stück 12, Nr. 204) | Neue Verwaltungsverordnung vom 14.11.2018 (KA 2018, Stück 12, Nr. 158) |
Feststellung des Baubedarfs | Feststellung des Planungs- und Baubedarfs |
Vorplanung | Entwurfsphase |
Vollplanung | Ausführungsplanung und Vergabephase |
Bauausführung | Bauphase |
Schlussabrechnung |
Für Baumaßnahmen, die bis zum 28.02.2019 im Erzbischöflichen Generalvikariat mit den Planungsschritten: Entwurfsphase (ehemals Vorplanung), Ausführungsplanung und Vergabephase (ehemals Vollplanung) und Kostenänderung/-ergänzung während der Bauphase (ehemals Mehrkostenanmeldung) vorgelegt werden, ist ein Verzicht auf die jeweiligen Anlagen 2, 3 und 3a dieser Verwaltungsverordnung ausnahmsweise genehmigungsfähig. Ab dem 01.03.2019 sind sämtliche Anträge, unabhängig vom Planungsschritt, mit den Anlagen 1-4 einzureichen.