1. Bezahlung von Eingangsrechnungen

Ab dem 1.1.2025 hat die Begleichung von Eingangsrechnungen der Kirchengemeinden beim jeweiligen Gemeindeverband über den kirchengemeindlichen Haushalt – und nicht mehr über vor Ort geführte Konten – erfolgen. Dazu sind alle Eingangsrechnungen in elektronischer Form beim Gemeindeverband einzureichen. Die sachlich/rechnerische Prüfung und Zahlungsfreigabe ist weiterhin im 4-Augen-Prinzip vor Ort durchzuführen und entweder auf dem Rechnungsdokument oder in der Wilken-Buchhaltung zu dokumentieren.

Begründung: Das im Zuge der Einführung der Software Wilken P5 bereitgestellte Modul „WebKasse“ dient der Führung örtlicher Barkassen. Es ist nicht geeignet, Eingangsrechnungen oder Belege mit Bezug zur Anlagenbuchhaltung zu verbuchen. Die notwendige nachträgliche Verarbeitung verlangsamt das Rechnungswesen in den Gemeindeverbänden ganz erheblich. Eine Begleichung von Eingangsrechnungen darf dementsprechend nicht mehr über ein vor Ort geführtes Girokonto erfolgen.

2. Entgegennahme von E-Rechnungen

Ab dem 1.1.2025 sind alle Kirchengemeinden mit Betrieben gewerblicher Art (BgA) gesetzlich verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form entgegennehmen zu können, als sog. E-Rechnungen. Hierfür steht in den Buchhaltungen der Gemeindeverbände eine standardisierte Eingangsadresse zur Verfügung.

3. Transparenz von Konten und Depots der Kirchengemeinden

Um auch die Vermögensanlagen der Kirchengemeinde richtig im Jahresabschluss abzubilden, benötigen die Gemeindeverbände zeitnahe Informationen über Bewegungen auf Spar- und Termingeldkonten, Darlehenskonten und Wertpapierdepots. Hierfür ist es notwendig, dem Bereich Rechnungswesen im Gemeindeverband die Bewegungen auf Konten und Depots zeitnah zur Kenntnis zu bringen. Mit der Bank für Kirche und Caritas konnte hierzu ein Verfahren für eine Informationsvollmacht entwickelt werden, für welches die Bank ihren Kunden die notwendigen Unterlagen zuleiten wird. Für weitere Depots und Bankkonten bei anderen Kreditinstituten ist eine entsprechende Informationsvollmacht durch den Kirchenvorstand zugunsten des Gemeindeverbandes zu erteilen. Hierbei muss die Information des Gemeindeverbandes über die Kontobewegungen gesichert sein, damit die dortigen Bewegungen in der Finanzbuchhaltung gebucht werden können.

Soweit durch die Kirchenvorstände noch physische Sparbücher verwaltet werden, sind diese zeitnah, spätestens bis 31.3.2025, in digital verwaltete Sparanlagen zu übertragen, um auch für diese Anlagen eine jeweils aktuelle Information über Kontostand und Kontobewegungen an den Gemeindeverband übermitteln zu können.