Haushaltsaufstellung für Kirchengemeinden für das Haushaltsjahr 2023 und 2024

Verwaltungsverordnung vom 19. September 2022

in: KA 165 (2022) 194-197, Nr. 139;
geändert am 23. August 2023, in: KA 166 (2023) 126-127, Nr. 105

A
Haushaltsplanung für Kirchengemeinden

1. Der Punktwert zur Berechnung der Schlüsselzuweisung für 2024 beträgt 2,35 €.
2. Die Haushaltspläne für 2024 sind bis zum 31.03.2024 dem Erzbischöflichen Generalvikariat zur Prüfung und Genehmigung vorzulegen.
3. Der Haushaltsplan ist auf der Basis des für das kaufmännische Rechnungswesen entwickelten Kontenplans aufzustellen, der im Wissensmanagement auf der Plattform Wir.Desk zur Verfügung gestellt worden ist. Er wird den Kirchengemeinden bei Bedarf auf Anforderung in elektronischer Form zur Verfügung gestellt. Wegen der Einführung der neuen Finanzbuchhaltungssoftware der Gemeindeverbände werden die Kirchengemeinden für 2023 hinsichtlich der Gliederung des Haushaltsplans und des anzuwendenden Kontenplans von den Vorgaben der Haushaltsrichtlinie (KA 2009, Nr. 156) befreit.
4. Soweit keine konkreten Änderungen erforderlich und im Folgenden keine gesonderten Festlegungen getroffen sind, sind die Aufwendungen und Erträge grundsätzlich auf der Basis der Ist-Werte des Haushaltsjahres 2021 zu planen.
5. Aufgrund der Sachkostenentwicklung sind, soweit noch keine konkreten Preisänderungen vorliegen, die Aufwendungen für Energie mit doppelten Preisen zu planen. Um den Haushalt nicht zu überlasten, sind Energieverbräuche kritisch zu überprüfen und auf das absolut notwendige Maß zu reduzieren. Sonstige Sachkosten sind ebenso mit Rücksicht auf die bereits eingetretenen Preiserhöhungen zu planen.
   [neu 2023] Zur Finanzierung von Auslagen ehrenamtlich Mitarbeitender, z.B. für Fahrtkosten oder Fortbildungen, werden je aktuellem Pastoralverbund zusätzlich 5.000 € zur Verfügung gestellt. Der Aufwand zulasten dieses Etats ist auf einem eigenen Sachkonto abzubilden.
6. Für Zinserträge aus Bankguthaben, Wertpapieren, innerkirchlich gewährten und genommenen Darlehen und Innenanleihen sind die vereinbarten Zinssätze zugrunde zu legen. Sofern keine Vereinbarung besteht, ist ein Zinssatz von 2% für die Planung anzunehmen. Eine Anpassung der Schlüsselzuweisung aufgrund nicht marktgerechter Ansätze der anrechenbaren Erträge behält sich das EGV vor.
7. Soweit Sparbücher und andere Finanzanlagen im Zusammenhang mit dem Haushalt der Kirchengemeinden noch nicht durch den jeweiligen rechnungsführenden Gemeindeverband verwaltet werden, wird dringend die Übertragung der Verwaltung auf den Gemeindeverband empfohlen, um eine Arbeitsentlastung für den jeweiligen Kirchenvorstand sowie eine vollständige Abbildung des Gemeindevermögens in der Bilanz zu erreichen. Auch bei separater Verwaltung ist die Bilanzierung sicherzustellen, z.B. über die Nutzung des Softwaremoduls „Webkasse“. Auf das maßgebliche Diözesangesetz (KA 2018, Stück 12, Nr. 151¹#) wird hingewiesen.
8. Für jede Kirchengemeinde ist festzustellen, welche ihrer Aktivitäten umsatzsteuerpflichtig sind. Dies ist z.B. bei land- und forstwirtschaftlicher Betätigung oder bei Betrieben gewerblicher Art (BgA) der Fall. Es ist bei solchen Aktivitäten zu ermitteln, ob die im Steuerrecht noch geltende Nichtaufgriffsgrenze überschritten wird. Soweit die Kirchengemeinde diese Grenze überschreitet oder auf die Anwendung der Nichtaufgriffsgrenze bzw. der Kleinunternehmerregelung verzichtet hat, ist der Kirchenvorstand für die korrekte Erklärung und Abführung der Umsatzsteuer und die Geltendmachung gezahlter Vorsteuer verantwortlich. In diesen Fällen wird die Einschaltung eines Steuerberaters dringend empfohlen. Die Umsätze und Aufwendungen aus Betrieben gewerblicher Art und aus Land- und Forstwirtschaft sind im Etat und in der Jahresrechnung der Kirchengemeinde vollständig abzubilden. Erste Ansprechpersonen in Fragen der Umsatzsteuer sind die Steuerreferenten der Gemeindeverbände.
9. Kirchengemeinden, die gemäß gesonderter Regelung Kirchenmusiker mit ortsübergreifenden Aufgaben beschäftigen, erhalten die hierfür anfallenden Personalaufwendungen anteilig aus Kirchensteuermitteln ersetzt. Mit den erhaltenen Mitteln sind auch die für die Tätigkeit notwendigen Sachkosten zu finanzieren. Fahrtkosten für diözesane Aufgaben sind nicht einzuplanen, diese werden den Beschäftigten separat durch das Erzbischöfliche Generalvikariat erstattet. Für die Erstausstattung eines notwendigen Dienstzimmers können Fördermittel im Einzelfall beantragt werden. Raumkosten für Dekanatskirchenmusiker werden pauschal mit 500 € p. a. erstattet.
10. Der Privatanteil der Feuerversicherungsprämie für Dienstwohnungen beträgt 20,78 €.
11. Betriebskostenerstattungen an Dienstwohnungsinhaber (z.B. für vom Stelleninhaber selbst gezahlte Stromkosten) sind als Aufwandsentschädigung zu planen und zu buchen.
12. Die Ausschüttung des Aachener Immobilienfonds ist für das Haushaltsjahr 2024 mit 1,50 € je Anteil anzusetzen.
13. Ein Ansatz einer Nutzungsentschädigung für auf dem Grundstück eines Stellenvermögens errichtete betrieblich genutzte Gebäude wie Pfarrheime oder Kindertageseinrichtungen ist bei der Aufstellung des Haushaltsplans nicht mehr erforderlich. In der Jahresrechnung ist weiterhin eine Nutzungsentschädigung je Grundstück zu verrechnen. Falls hierzu keine anderslautenden vertraglichen Regelungen bestehen, ist hierfür der Betrag von 15,– € anzusetzen.
14. Immobilien im Eigentum der Kirchengemeinde werden mit ihren Erträgen und Aufwendungen einschließlich der laufenden Abschreibungen in der Jahresrechnung abgebildet. Es ist zwischen betriebsnotwendigen und nicht betriebsnotwendigen Immobilien zu unterscheiden:
    1. Betriebsnotwendige Immobilien sind Gebäude und Gebäudeteile für die liturgischen, seelsorglichen und caritativen Aktivitäten der Kirchengemeinde.
    2. Nicht betriebsnotwendige Immobilien dienen anderen Zwecken, z.B. der Erzielung von Erträgen, welche wiederum unter Anrechnung auf die Schlüsselzuweisung für die Erfüllung kirchlicher Aufgaben eingesetzt werden können.
    3. Gemischt genutzte Gebäude sind grundsätzlich als betriebsnotwendig anzusehen, wenn sie zu 50% oder mehr ihrer Nutzfläche den betrieblichen Zwecken gewidmet sind. Über Ausnahmen im Einzelfall entscheidet das Erzbischöfliche Generalvikariat.
    4. Wohnraum, der nur vorübergehend als Dienstwohnung genutzt werden soll, wird nicht als betriebsnotwendige Dienstwohnung anerkannt. Für die Nutzung wird auf Antrag eine Förderung in Höhe der ortsüblichen Miete aus Kirchensteuermitteln bereitgestellt (KA 2021, Nr. 113²#). Für 2024 wird die festgesetzte Mietzahlung des Vorjahres mit der durchschnittlichen Preissteigerung 2022, d.h. 1,4%, indexiert.
15. Die Bewertung betriebsnotwendiger Immobilien hat nach den „Grundlagen für die Wertermittlung bei kirchlichen Gebäuden im Erzbistum Paderborn“, Az. A 10-10.00.6/42³#, zu erfolgen. Zugehörige Grundstücke sind ebenfalls zu bewerten und in die Bilanz aufzunehmen. Die Ersterfassung in der Bilanz ist grundsätzlich ergebnisneutral vorzunehmen. Werden im Haushaltsjahr Wertänderungen z.B. durch außerplanmäßige Abschreibungen erforderlich, sind sie jedoch wie planmäßige Abschreibungen im Ergebnisplan zu berücksichtigen. Werden bereits bewertete Objekte wieder betriebsnotwendig, sind voraussichtliche Abschreibungen ebenfalls im Ergebnisplan anzusetzen. Die laufenden Aufwendungen und die planmäßigen Abschreibungen sind aus den Schlüsselzuweisungen bzw. sonstigen Erträgen der Kirchengemeinde zu finanzieren. Für größere Baumaßnahmen an nicht bewerteten Immobilien ist im Haushaltsplan anstelle der Abschreibungen auf andere geeignete Weise hinreichend Vorsorge zu treffen.
16. Bei der Planung für nicht betriebsnotwendige Gebäude sind mindestens die aus der Objektbewertung und der erwarteten Nutzungsdauer zu errechnenden Abschreibungen als Aufwand im Haushaltsplan vorzusehen.
17. Neben den Abschreibungen können für nicht betriebsnotwendige Gebäude bilanzielle Rücklagen gebildet werden. Bereits in Vorperioden gebildete Rücklagen können zur Deckung von Instandhaltungsaufwendungen im nicht betriebsnotwendigen Bereich verwendet werden. Eine Anrechnung auf die Schlüsselzuweisung erfolgt erst dann, wenn Rücklagen für sonstige Zwecke verwendet werden. Es ist auf die Liquiditätsdeckung der Abschreibungen und Rücklagen zu achten.
18. Baumaßnahmen und Anschaffungen sind im Haushaltsplan mit ihrer Ergebniswirkung zu berücksichtigen, soweit sie bei Planerstellung hinreichend bekannt sind. Zugesagte Zuschüsse zu Baumaßnahmen sind dabei jeweils anteilig zu berücksichtigen. Führen investive Maßnahmen zu einer Erhöhung des Anlagevermögens, ist ggf. nur die daraus entstehende Abschreibung im Haushaltsplan abzubilden. Für bestehende betriebsnotwendige Gebäude sind der festgestellte Gebäudewert und die Restnutzungsdauer die Grundlage der jährlichen Abschreibungen. Erhaltene Zuschüsse sowie nachweislich für den Bau zweckgebunden erhaltene Spenden können als Sonderposten dargestellt werden. Dieser Sonderposten ist wie das Anlagevermögen ergebniswirksam über die Restnutzungsdauer abzuschreiben und verringert insofern die Ergebniswirkung der laufenden Abschreibungen auf das Anlagevermögen.
19. Grundlage für eine bilanzielle Aktivierung von Baumaßnahmen in betriebsnotwendigen Gebäuden ist die entsprechende Feststellung im kirchenaufsichtlichen Genehmigungsverfahren. Die Genehmigung des Haushaltsplans entbindet nicht von etwa bestehenden Genehmigungspflichten für Baumaßnahmen und Anschaffungen gemäß den Bestimmungen der Geschäftsanweisung für die Verwaltung des Vermögens in den Kirchengemeinden, zuletzt veröffentlicht im KA 2009, Stück 8, Nr. 106⁴#.
    Für Investitionen in betriebsnotwendige und überwiegend betriebsnotwendige Gebäude, die nach den geltenden Bestimmungen aus Kirchensteuermitteln gefördert werden, sind die Zuschüsse entsprechend dem Ausweis der damit geförderten Maßnahmen entweder als Ertrag in der Ergebnisrechnung oder bilanziell als Sonderposten abzubilden. In gemischt genutzten Gebäuden werden nur Baumaßnahmen der Anteile mit betriebsnotwendiger Bestimmung gefördert. Für wirtschaftlich genutzte Gebäudeteile ist durch die Bildung einer Investitionsrücklage vorzusorgen.
20. Für kleinere Baumaßnahmen ohne besondere inhaltliche Anforderungen werden pauschalierte Bauzuschüsse aus Kirchensteuermitteln zur Verfügung gestellt. Es gelten die Vorgaben der Verwaltungsverordnung zur pauschalierten Förderung von Baumaßnahmen der Katholischen Kirchengemeinden im Erzbistum Paderborn (KA 2023, Stück 3, Nr. 31⁵#).
21. Bei der Berechnung der Schlüsselzuweisung sind die Vorgaben der Schlüsselzuweisungsrichtlinie in ihrer jeweils geltenden Fassung zu beachten. Stichtag für die Anzahl der Gemeindemitglieder ist der 1.1.2022. Soweit bei einzelnen Punktansätzen oder der Anrechnung von Einnahmen im Einzelfall aufgrund vorliegender Vereinbarungen besondere Regelungen für die Kirchengemeinde zu berücksichtigen sind, sind diese im Berechnungsbogen separat als Punkteanzahl oder Zuweisungsbetrag aufzuführen. Rundungen sind nur in kaufmännischer Form statthaft.
22. Schlüsselzuweisungen für gemeinsame Kosten des Pastoralverbunds sind zunächst ergebnisneutral in der entsprechenden Kostenstelle zu planen. Soweit Aufwendungen gemäß Beschluss der beteiligten Kirchengemeinden aus dieser zweckgebundenen Zuwendung zu tragen sind, dürfen entsprechende Erträge im kirchengemeindlichen Haushalt vereinnahmt werden. Mögliche Überschüsse oder Fehlbeträge, die den gesamten Pastoralverbund betreffen, dürfen nicht mit Ergebnissen anderer Haushaltsbereiche der Kirchengemeinde verrechnet werden.
23. Bei Neugründung oder Verschmelzung von Kirchengemeinden werden die bisher vorhandenen Berechnungsbögen für die Schlüsselzuweisung in einem Berechnungsbogen zusammengefasst, in dem sämtliche zuweisungsrelevanten Sachverhalte aller bisherigen Kirchengemeinden berücksichtigt werden.
24. Sind für bestehende Darlehensverbindlichkeiten im Haushaltsjahr Zins- und Tilgungszahlungen (Kapitaldienst) zu leisten, sind die Zinsaufwendungen im Ergebnisplan aufzuführen. Tilgungszahlungen sind nicht ergebniswirksam. Da für die Tilgungszahlungen aber ausreichende finanzielle Mittel vorhanden sein müssen, ist bei der Planung darauf zu achten, dass für die Tilgungsverpflichtungen jederzeit eine ausreichende Liquidität vorhanden ist.

B
Haushaltsplanung für Kindertageseinrichtungen

1. Für Kindertageseinrichtungen in Trägerschaft einer Kirchengemeinde sind alle Aufwendungen der Einrichtung und die Zuschüsse des Jugendamtes und Dritter als Hauptbereich im Haushaltsplan der Kirchengemeinde zu planen. Ergibt sich ein Planfehlbetrag, ist anzugeben, aus welchen Mitteln dieser Fehlbetrag gedeckt werden soll. Grundlage der Planung sind wie bisher die Kibizpauschalen, Betriebskosten und Zuschüsse Dritter.
2. Kindertageseinrichtungen in Betriebsträgerschaft eines Dritten (z.B. der auf der Ebene der Gemeindeverbände eingerichteten gemeinnützigen GmbH-Trägergesellschaften) sind mit ihren Betriebskosten und -erlösen nicht im Haushaltsplan der Kirchengemeinde zu veranschlagen. Dies gilt auch für die vom Betriebsträger veranlassten Baumaßnahmen. Die Planung für die Trägergesellschaften erfolgt auf Basis gesonderter Regelungen. Planungsperiode ist jeweils das Kindergartenjahr. Auf die Förderrichtlinie für Kindertageseinrichtungen (KA 2018, Nr. 75⁶#) wird hingewiesen.

C
Haushaltsplanung für sonstige Bereiche

1. Finden in einer Kirchengemeinde sonstige Aktivitäten statt, für die separate Finanzierungsregeln vereinbart worden sind (z.B. Offene Jugendarbeit mit überwiegender Refinanzierung der dort anfallenden Aufwendungen durch die öffentliche Hand), so sind diese einschließlich etwaiger Eigenanteile aus Spenden und Kollekten im Bereich „Sonstige“ unter Verwendung der gegebenen Konten und Kostenstellenstruktur im Haushaltsplan abzubilden.
2. Grundregel für die Abbildung von Aktivitäten in diesem Bereich ist, dass alle Aktivitäten, die die Kirchengemeinde ohne die separate Bezuschussung Dritter nicht unternähme, in diesem Bereich abzubilden sind. Davon ausgenommen sind die gemäß den Abschnitten B und D dieser Richtlinie ohnehin separat abgebildeten Kindertageseinrichtungen und Friedhöfe.

D
Haushaltsplanung für Friedhöfe

1. Ist die Kirchengemeinde Träger eines Friedhofs, ist dieser in einem separaten Geschäftsbereich des kirchengemeindlichen Haushalts abzubilden.
2. Wegen der erheblichen Bedeutung des Haushaltsplans und seiner Bewirtschaftung für eine ordnungsgemäße Kalkulation der Friedhofsgebühren auf der Grundlage des staatlichen Gebühren- und Abgabenrechts wird allen Kirchengemeinden dringend empfohlen, die Erstellung und Bewirtschaftung des Haushaltsplans ihrem rechnungsführenden Gemeindeverband zu übertragen. Der Kirchenvorstand ist für die Aufstellung rechtssicherer Gebührenkalkulationen und die Erfüllung steuerrechtlicher Anforderungen verantwortlich.
3. Aufwendungen und Erträge des Friedhofs sollen realistisch geplant werden. Übersteigen die geplanten Aufwendungen die erwarteten Gebühreneinnahmen, sind alle Möglichkeiten der Gebührenerhöhung und der Reduzierung der laufenden Aufwendungen in Betracht zu ziehen.
4. Eine Bezuschussung des Friedhofsetats aus sonstigen Haushalts- oder Spenden-/Kollektenmitteln der Kirchengemeinde sowie eine Entnahme von Gebührenrücklagen für friedhofsfremde Zwecke sind grundsätzlich nicht statthaft. Ausnahme sind Aufwendungen, die nicht Bestandteil des Gebührenhaushalts sind (z.B. die Unterhaltung von Priestergräbern). Für diese sind Spenden-/Kollektenmittel vorzusehen. Sollte ein Friedhof vorübergehend nicht über ausreichende Rücklagen zur Finanzierung laufender Ausgaben verfügen, sind diese zunächst aus dem Etat der Kirchengemeinde zu decken. Es ist ein Konsolidierungs- und möglichst Rückzahlungskonzept zu erarbeiten und dem Erzbischöflichen Generalvikariat zur Genehmigung vorzulegen.
5. Für Bauwerke und Anlagen des Friedhofs, die einer regelmäßigen Abnutzung unterliegen, sollen entsprechende Abschreibungen geplant werden. Soweit dies noch nicht erfolgt, ist der Haushaltsplan so aufzustellen, dass für die voraussichtliche Abnutzung entsprechende Beträge den Finanzmitteln zugeführt werden können. Sofern Zweckrücklagen und Passive Rechnungsabgrenzungsposten gebildet werden, ist auf die Deckung durch entsprechende Finanzmittel unter den Aktiva zu achten.