Unterschriften im kirchenamtlichen Geschäftsverkehr

Verwaltungsverordnung

in: KA 119 (1976) 271, Nr. 222; vgl. KA 109 (1966) 87, Nr. 174

1. 1. Jede selbständige Seelsorgestelle führt ein Amts- oder Kirchensiegel, das von der Erzbischöflichen Behörde genehmigt sein muss. Beglaubigungen, Zeugnisse, authentische Abschriften und Auszüge aus den Kirchenbüchern haben nur dann die Beweiskraft öffentlich-rechtlicher Urkunden, wenn sie von dem mit der Leitung der Seelsorgestelle beauftragten Geistlichen oder von seinem geistlichen Stellvertreter eigenhändig (nicht durch einen sogenannten Faksimilestempel) unterzeichnet sind. Der Unterschrift ist stets das Amtssiegel beizufügen. Auch sämtliche offiziellen Mitteilungen im pfarramtlichen Geschäftsverkehr wie z.B. Eheproklamations-Aufträge und Bescheinigungen, Tauf- und Trauungsbenachrichtigungen sind von der genannten Amtsperson eigenhändig zu unterzeichnen und mit dem Amtssiegel zu versehen. Kirchliche Angestellte (z.B. Gemeindereferenten, Pfarrassistenten, Pfarrsekretärinnen) dürfen weder pfarramtliche Beurkundungen noch offizielle Mitteilungen im pfarramtlichen Geschäftsverkehr unterschreiben, auch nicht im Auftrag (i.A.) oder in Vertretung (i.V.).¹#
   2. Seelsorgestellen mit eigener Vermögensverwaltung (Kirchengemeinden) haben neben dem Amts- oder Kirchensiegel noch ein Siegel der Kirchengemeinde (Kirchenvorstandssiegel). Willenserklärungen des Kirchenvorstandes sind nur dann rechtlich verbindlich, wenn sie neben den erforderlichen Unterschriften einen Abdruck des Kirchenvorstandssiegels tragen. In Angelegenheiten des Kirchenvorstandes ist der Vorsitzende unterschriftsberechtigt, bei dessen Verhinderung nur der stellvertretende Vorsitzende.
2. Es mehren sich die Fälle, dass Kirchenkassenrendanten, Vorsitzende von Pfarrgemeinderäten, Gemeindereferenten, Pfarrsekretärinnen, Vorsitzende von Vereinen oder Gruppen innerhalb der Kirchengemeinden und Seelsorgestellen in pfarramtlichen Angelegenheiten auf amtlichen Briefbögen mit eigenen Unterschriften Eingaben bei kirchlichen und zivilen Stellen machen. Das ist nicht statthaft. Der mit der Leitung einer selbständigen Seelsorgstelle beauftragte Geistliche trägt dem Erzbischof gegenüber die Verantwortung in dem ihm anvertrauten Bereich unbeschadet der Mitsorgerechte und -pflichten von Diözesanbeauftragten, Dechanten, Geistlichen mit Spezialauftrag etc. Er ist auch für den gesamten Schriftverkehr in amtlichen Angelegenheiten verantwortlich. Darum hat nur er bzw. im Fall seiner Verhinderung sein geistlicher Stellvertreter das Recht und die Pflicht, den amtlichen Schriftverkehr zu führen. Durch seine Unterschrift kommt zum Ausdruck, dass er die dienstliche Eingabe verantwortet. Diesem Schriftverkehr ist das Amtssiegel nicht beizudrücken.